Phishing-Mails können gerade im geschäftlichen Alltag großen Schaden anrichten und spielen auch im Datenschutz eine große Rolle.
Woran Sie sofort erkennen, ob es sich um ein Original oder um Betrug handelt, wollen wir Ihnen mit dem folgenden Blogbeitrag näherbringen:
In der Regel sieht man schon an einfachen Dingen, dass die E-Mail gefälscht wurde.
- Der Betreff passt nicht, die Anrede ist unpersönlich oder nicht wie gewohnt.
- Die Rechtschreibung ist häufig fehlerhaft, Umlaute werden nicht richtig wiedergegeben, oder der Satzbau ist untypisch.
- Bei einer persönlichen Anrede wird oft der Vor- und Nachname benutzt oder ein falsches Geschlecht.
Manche E-Mails kopieren das Layout und das Corporate Design des Unternehmens und des Absenders aber so perfekt, dass man nur schwer unterscheiden kann ob die E-Mail nun ein Original ist oder nicht.
Aber auch in diesen Fällen können Sie einen Betrug erkennen. Folgende Dinge sind bei allen Phishing-Mails identisch:
1. Sehr dringender Handlungsbedarf
Die E-Mails möchten Sie zu einem schnellstmöglichen Tätigwerden zwingen, um unangenehme Konsequenzen zu vermeiden.
2. Konsequenzen
Wenn Sie nicht sofort handeln, drohen hohe Strafen, Bußgelder oder Ähnliches für Sie oder das Unternehmen.
3. Links oder Anhänge
Sie werden in der Regel aufgefordert, einen Link zu nutzen oder einen Anhang zu öffnen, um Gebühren, Strafen oder sonstige unangenehme Dinge zu vermeiden.
Sie haben bereits auf einen Link geklickt oder den Anhang geöffnet und im schlimmsten Fall bereits Daten weitergeben?
In diesem Fall kontaktieren Sie unverzüglich Ihre IT-Abteilung und den Datenschutzbeauftragten.
Geben Sie Acht. Gerade in Stresssituationen macht man Fehler, die einen großen Schaden für Sie und für Ihren Arbeitgeber bedeuten können.
Dr. Bettina Kraft
Teamleitung und Senior Consultant für Datenschutz
Volljuristin
Derzeit wird unsere Wahrnehmung von besonders vielen wichtigen Themen beherrscht. Zwischen Inzidenzen, Lockdowns und Schutzmaßnahmen muss das Leben weitergehen. Gerade auch durch alternative Geschäftsprozesse, die durch Geschäftsschließungen oder Meldevorgaben eingeführt wurden, sind Dauerthemen wie die Datennutzung und die dazugehörige technische sowie organisatorische Absicherung nochmals wichtiger geworden.
Die Fehler der Anderen
Um Sie vor Fehlern zu bewahren, sensibilisieren wir Sie für häufige und naheliegende Versäumnisse, die im Ernstfall zu empfindlichen Sanktionen führen können. Dazu haben wir nachfolgend einen kurzen Überblick jüngster Bußgelder für Sie zusammengestellt und die Fälle kurz beschrieben.
- UK, £250,000 Bußgeld für das Versenden von 2,670,140 Werbe-SMS an Betroffene ohne deren Einwilligung. Innerhalb von 41 Tagen gingen über 10,000 Beschwerden bei der Aufsicht ein. Außerdem waren die Absenderinformationen irreführend und der Verantwortliche (Leads Work Limited) ließ die Marketingaktion weiterlaufen, selbst als die Aufsichtsbehörde den Fall schon untersuchte. Da der Verantwortliche auch nicht kooperativ und transparent gegenüber der Aufsicht agierte, erkannte diese keine mildernden Umstände.
- UK, £50,000 Bußgeld für Muscle Foods Limited, wegen des Versendens von ca. 135,651,627 Werbemails und 6,354,425 Werbe-SMS ohne Einwilligungen, über einen Zeitraum von 7 Monaten.
- Polen, ca. 30,000 EUR Bußgeld für die Verletzung von Meldepflichten. Eine unberechtigte Person erhielt von einem Mitarbeiter des Verantwortlichen (Enea S.A.) eine E-Mail, welche die persönlichen Daten von hunderten Personen enthielt. Die Daten wurden zwar in einem passwortgeschützten, jedoch unverschlüsselten E-Mail-Anhang übermittelt. Der Verantwortliche hatte den Vorfall zudem geprüft und dabei aber selbst keine Datenschutzverletzung festgestellt, die eine Benachrichtigung erfordert hätte.
- Polen, in zwei Fällen Bußgelder (ca. 4,645 EUR und ca. 22,140 EUR) wegen der Verletzung der Pflicht zur Kooperation mit der Aufsichtsbehörde. Zum einen ging es um eine Stellungnahme zu einer Beschwerde einer betroffenen Person, zum anderen um die Aufklärung eines Datenschutzvorfalls im Zusammenhang mit einem Internetportal und der Erfassung der verwendeten TOM.
- Polen, ca. 22,275 EUR Bußgeld wegen des Fehlens angemessener TOM. Eine Datenbank der Nationalen Schule für Justiz und Staatsanwaltschaft mit über 50.000 Betroffenen wurde innerhalb einer Schulungsplattform unbefugt weitergegeben. Weiterhin wurde festgestellt, dass ein Auftragsverarbeiter einbezogen, aber die Vorgaben des Art. 28 DSGVO nicht eingehalten wurden. Die unzureichende Bezeichnung der Betroffenen und der verarbeiteten Daten bzw. Datenkategorien und die fehlende Verpflichtung zur Weisungsgebundenheit wurden dem Verantwortlichen angelastet und der Auftragsverarbeiter ausdrücklich nicht für die Datenschutzverletzung verantwortlich gemacht.
- Deutschland, 14,5 Millionen EUR Bußgeld gegen die Deutsche Wohnen SE noch nicht rechtskräftig. Wegen unberechtigter Verarbeitung von Mieterdaten wurde das Bußgeld von der Berliner Aufsichtsbehörde verhängt. Das Landgericht Berlin hob das Bußgeld auf, weil es nicht den Anforderungen des Deutschen Verwaltungsrechts, an die genaue Bezeichnung des Beschuldigten und der konkreten Tathandlung entsprach. Die Aufsichtsbehörde legte Beschwerde ein und hofft auf eine Klärung des Verhältnisses von DSGVO und nationalem Straf- bzw. Ordnungswidrigkeitenrecht. Die Entscheidung wird insbesondere für Konzerne mit internationalen Strukturen von großer Bedeutung sein.
- Deutschland, 10,4 Millionen EUR gegen notebooksbiller.de wegen unzulässiger Videoüberwachung von Beschäftigten. Aufgrund eines generellen Verdachts wurden Beschäftigte an Arbeitsplätzen, in Verkaufsräumen, Aufenthaltsbereichen und im Lager über 2 Jahre hinweg per Video überwacht und die Aufnahmen lange gespeichert. Die Aufsichtsbehörde verwies darauf, dass mildere Mittel zumindest geprüft werden und konkrete Verdachtsfälle bestehen müssen.
- Zypern, 40,000 EUR Bußgeld gegen die dortige Strombehörde wegen eines automatischen Systems zur Überwachung der gesundheitsbedingten Abwesenheit seiner Mitarbeitenden. Dabei wurden ohne gültige Rechtsgrundlage personenbezogene Daten nach Art 6 und 9 DSGVO verarbeitet und den Mitarbeitenden nicht ihr Widerspruchsrecht gem. Art. 21 DSGVO eingeräumt. Dies wäre erforderlich gewesen, da die Entscheidungsfindung Auswirkungen auf die Gesamtbewertung der Mitarbeitenden hatte.
- Norwegen, ca. 24,000 EUR Bußgeld gegen einen unbenannten Verantwortlichen für die Weiterleitung einer E-Mail. Diese an einen Mitarbeiter adressierte E-Mail wurde an ein allgemeines Postfach des Unternehmens weitergeleitet. Dafür gab es keine Rechtsgrundlage und der Verantwortliche hatte keine Maßnahmen (TOM) implementiert, den Zugriff auf E-Mails zu regeln.
- Spanien, 9,000 EUR Bußgeld gegen einen unbenannten Verantwortlichen für die Veröffentlichung eines Fotos auf der Webseite ohne die Einwilligung der Betroffenen. Zudem wurden die Informationspflichten (Art. 13 DSGVO) bei Erhebung der Daten nicht erfüllt.
- Spanien, 200,000 EUR Bußgeld gegen Vodafone wegen Kontaktaufnahme via E-Mail trotz vorangegangenen Löschungsverlangens der Betroffenen. In Anbetracht der fehlenden Rechtsgrundlage im Einzelfall und zwei ähnlicher vorangegangener Fälle, wurde die Strafe verhängt. Da Vodafone einlenkte, wurde sie deutlich auf 120,000 EUR reduziert.
- Italien, 50,000 EUR Bußgeld gegen die Gesundheitsbehörde der Emilia-Romagna für unterlassene Sicherungsmaßnahmen (TOM). Krankenhausmitarbeiter haben Familienangehörige kontaktiert und ihnen Gesundheitsdaten mitgeteilt. Da es keine gültige Rechtsgrundlage gab, stellte dies eine Datenschutzverletzung dar. Der Verantwortliche hatte keine Maßnahmen zur Datenverwaltung und eventuellen Herausgabe getroffen.
- Italien, 30,000 EUR Bußgeld gegen eine Gesundheitsbehörde wegen der Verwendung eines Fingerabdrucksystems zur Anwesenheitskontrolle. Die Fingerabdrücke von 2,000 Mitarbeitenden wurden mit deren Personaldaten verknüpft und dazu genutzt, die Anwesenheitszeiten zu überwachen. Die verwendeten Einwilligungen der Mitarbeitenden waren zweifelhaft hinsichtlich ihrer Freiwilligkeit und der notwendigen Informationen an die Betroffenen. Die Aufsicht untersagte die weitere Datenverarbeitung.
- Italien, 300,00 EUR Bußgeld wegen unrechtmäßiger Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Ausschüttung von COVID-19-Hilfen. Das Nationale Institut für Sicherheit (INPS) hatte Daten von Personen, die politische Positionen innehatten, mit Daten von Personen, die COVID-19-Hilfen beantragt hatten, abgeglichen. Dabei wurden Rechtmäßigkeit und Transparenz nicht ausreichend sichergestellt und eine angesichts der sensiblen Daten notwendige DSFA unterlassen.
Fazit
Aus der Zusammenstellung wird deutlich, dass die Kooperation mit der Aufsicht stets hohe Priorität hat. Die polnische Entscheidung zur Verantwortlichkeit für AV-Verträge ist für jeden Auftraggeber alarmierend, der sich auf die Dokumente der Dienstleister verlässt oder die entsprechenden Punkte ohne eigene Kontrolle vom Dienstleister ausfüllen lässt. Fehlende oder unzureichende Rechtsgrundlagen sind ein Klassiker, führen deshalb im Wiederholungsfall oder in Verbindung mit Daten nach Art. 9 DSGVO zu deutlich schärferen Maßnahmen der Aufsichtsbehörden. Die COVID-19-Pandemie machte viele Anpassungen und neue Perspektiven notwendig. Doch das Beispiel aus Italien zeigt eindrucksvoll, dass der Datenschutz durch die Pandemie nicht ausgesetzt wurde.
Stefan Effmert
Legal Advisor
Consultant Data Protection
Die DSGVO sieht im öffentlichen Bereich Regelungsaufträge und Öffnungsklauseln vor, die die Mitgliedstaaten ermächtigen, in einigen Bereichen eigene Regelungen zu erlassen. Das BayDSG wurde daher neu gefasst und ist am 25.05.2018 in Kraft getreten.
Die Regelungssystematik, nach der bayerische öffentliche Stellen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen, ist eher ein Regelungschaos:
Sofern diese Stellen personenbezogene Daten verarbeiten, gilt die DSGVO, Art. 2 S. 1 BayDSG. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht, wenn es eine anderweitige Regelung gibt, Art. 2 Abs. 1 S. 1 BayDSG. Diese anderweitige Regelung kann sich aus dem BayDSG selbst ergeben (z.B. Art. 2 S. 2 BayDSG) oder auch aus bereichsspezifischen Rechtsvorschriften, die dem BayDSG vorgehen, Art. 1 Abs. 5 BayDSG. Beispiele für bereichsspezifische Rechtsvorschriften sind z.B. Regelungen der DSGVO selbst oder Art. 103 ff. Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Hierbei muss immer beachtet werden, dass diese anderweitigen Regelungen oder bereichsspezifischen Rechtsvorschriften der DSGVO nicht widersprechen.
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz sagt in einem Überblick hierzu: „Der Regelungsgehalt des neuen Bayerischen Datenschutzgesetzes ist aus sich heraus in der Regel nicht mehr verständlich“ und die „Regelungssystematik (…) anspruchsvoll.“
Die wichtigsten Vorschriften zum BayDSG, bezogen auf die DSGVO, sollen nachfolgend dennoch aufgelistet werden:
Anwendungsbereich: Die Vorschriften des BayDSG gelten für Behörden und sonstige öffentliche Stellen in Bayern, Art. 1 Abs. 1 S. 1 BayDSG.
Für nicht-öffentliche Stellen sowie öffentliche Stellen, die als Unternehmen am Wettbewerb teilnehmen, gelten die Vorschriften des BayDSG nicht, Art. 1 Abs. 3 S. 1 BayDSG. Ausnahmen:
- Für nicht-öffentliche Stellen, die hoheitliche Aufgaben der öffentlichen Verwaltung in Bayern wahrnehmen, gelten die Vorschriften BayDSG, Art. 1 Abs. 4 BayDSG.
- Art. 38 BayDSG gilt auch für nicht-öffentliche Stellen, Art. 1 Abs. 1 S. 4 BayDSG.
Zuständige Aufsichtsbehörde für sämtliche öffentliche Stellen, d.h. auch solche, die als Unternehmen am Wettbewerb teilnehmen, ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Art. 1 Abs. 3 S. 2 BayDSG.
Bußgelder: Gegen öffentliche Stellen werden keine Bußgelder verhängt, wenn sie gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstoßen, Art. 22 BayDSG. Eine Ausnahme besteht gegenüber öffentlichen Stellen, die als Unternehmen am Wettbewerb teilnehmen.
Datengeheimnis: Die Beamten sowie nicht-verbeamteten Beschäftigten der öffentlichen Stellen sind zur Wahrung des Datengeheimnisses zu verpflichten. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit bei der öffentlichen Stelle fort, Art. 11 BayDSG.
Datenverarbeitung:
- Die Erhebung personenbezogener Daten bestimmt sich nach Art. 4 Abs. 1, Abs. 2 BayDSG. Es gilt ein Direkterhebungsgebot.
- Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bestimmt sich nach Art. 4 Abs. 1 BayDSG.
- Die Übermittlung bzw. Offenlegung personenbezogener Daten bestimmt sich nach Art. 5 BayDSG. Hiermit ist wohl nicht nur die Datenübermittlung an Dritte, sondern generell die Offenlegung gegenüber Empfängern (z.B. auch Auftragsverarbeitern) gemeint.
- Die spätere Verarbeitung personenbezogener Daten zu geänderten Zwecken (Weiterverarbeitung) bestimmt sich nach Art. 6 Abs. 2 BayDSG.
- Die Einrichtung automatisierter Verfahren zur Übermittlung personenbezogener Daten durch Abruf oder der gemeinsame Betrieb automatisierter Verfahren i.S.v. Art. 26 DSGVO bestimmt sich nach Art. 7 BayDSG.
- Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO bestimmt sich nach Art. 8 BayDSG.
- Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Videoüberwachung bestimmt sich nach Art. 24 BayDSG.
- Die Verarbeitung personenbezogener Daten zu journalistischen, künstlerischen oder literarischen Zwecken bestimmt sich nach Art. 38 BayDSG. Diese Vorschrift gilt für öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, Art. 1 Abs. 1 S. 4 BayDSG.
- Bei der Löschung personenbezogener Daten ist zusätzlich Art. 26 Abs. 6 BayDSG zu beachten.
Auftragsverarbeitung: Es gilt Art. 28 DSGVO. IT-Dienstleister, die die Prüfung und (Fern-)Wartung von Datenverarbeitungssystemen und -anlagen übernehmen, gelten als Auftragsverarbeiter, Art. 5 Abs. 3 S. 1 BayDSG.
Joint Control: Es gilt Art. 26 DSGVO, ergänzt durch Art. 7 Abs. 2 BayDSG.
Informationspflichten: Die betroffenen Personen müssen über die Datenverarbeitung informiert werden gemäß Art. 13, 14 DSGVO („mit deren Kenntnis“, Art. 4 Abs. 2 S. 1 BayDSG).
Ausnahmen von der Informationspflicht sind gemäß Art. 4 Abs. 2 S. 4, Art. 9 BayDSG vorgesehen für die Fälle von Art. 4 Abs. 2 Nr. 1, Nr. 2 BayDSG, Art. 6 Abs. 2 Nr. 3 lit. a), b), d) BayDSG. Eine Ausnahme kann ggf. auch für den Fall von Art. 10 Abs. 1 S. 2 BayDSG bestehen.
Auskunftsrecht: Betroffene Personen haben in den Fällen des Art. 10 Abs. 1 S. 1 und 2, Abs. 2 Nr. 1 bis 5 lit. a), b) BayDSG kein Recht, Auskunft zu den über sie verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Benachrichtigungspflicht aus Art. 34 DSGVO: Die Benachrichtigung betroffener Personen über Datenschutzverletzungen kann in den Fällen von Art. 6 Abs. 2 Nr. 3 lit. a), b), d) BayDSG unterbleiben, Art. 13 BayDSG.
Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten: Das Führen eines solchen Verzeichnisses wird in Art. 2 S. 2 BayDSG eingeschränkt.
Datenschutz-Folgenabschätzung: Die Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung wird in Art. 2 S. 2 sowie Art. 14 BayDSG eingeschränkt.
S. Kieselmann
Beraterin für Datenschutz
Dipl.sc.pol.Univ.